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重庆城市职业学院学生档案管理规定(暂行)
2018-10-09 09:35:22   来源:   点击:

第一章 总 则

第一条 为了促进学院学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化,充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业就业等方面的作用,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关学生管理工作政策规定,结合学院实际,特制定本规定。

第二条 本着“谁的学生谁负责”的原则。各二级院系由总支书记分管并指定专人负责、由辅导员具体做好所带班级学生高中档案的收集、学生在校学习、实习至毕业期间档案的建档、收集、整理、归档和保管工作。

第三条 各二级院系之间若发生专业归属调整及学生转专业,必须将该专业学生档案进行完整移交,学生档案移交明细表一式两份,双方各存1份。

第二章 材料收集

第四条 各二级院系负责本院系学生档案的收集和日常集中统一管理工作。

第五条 学生档案归档材料内容应包含以下内容:

(一)高中档案;

(二)新生入学体检表;

(三)高职新生录取通知书;

(四)新生入学登记表;

(五)学生在校期间学年鉴定表;

(六)学生学籍变动材料:包括学生休学、退学、复学等的有关申请材料及文件;

(七)学生在校期间的各种奖惩材料:奖励限校级及以上(含奖学金及各类先进个人奖励等);处分为警告及以上;

(八)学生在校期间党团籍材料:包括入团志愿书、入党志愿书、入党申请书、入党积极分子材料、思想汇报、外调材料和转正申请等相关材料(中共预备党员有关材料不装入学生档案,由本人按程序转入接收党组织继续培养);

(九)毕业生档案材料:包括高校毕业生登记表、学生在校期间成绩表、毕业生就业报到证白色联等;

(十)其它经学校审定认为有必要归档的材料。

第三章 归档要求

第六条 所有归档材料必须是有关手续办理完的最终材料。

第七条 归档材料必须完整、真实,个人文字材料必须由本人签字,凡材料规定需有关部门审查盖章的,相关部门必须加盖公章。

第八条 上交归档材料前,有关单位应标明学号,并按学号顺序由小到大排列,归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续,并注明承办部门及时间。

第九条 各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写,文字要清晰。

第十条 如归档材料不符合归档要求,档案接收部门有权退回,并要求重新组织办理。

第四章 档案查阅

第十一条 学生档案不得随意查阅。因工作需要,以下人员可查阅学生档案:

(一)学院领导;

(二)学生工作部负责人、毕业生档案管理或转寄经办人员;

(三)各二级院系主任、书记可查阅本院系的学生档案,辅导员可查阅本班学生档案;

(四)招聘单位因招聘需要可通过以上人员查阅相关毕业生档案。

第十二条 所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续,并注明查阅事由。

第五章 档案转寄

第十三条 学生工作部负责毕业生档案的转寄工作。各二级院系须在当年毕业生离校前将毕业生档案整理完毕,仔细核对学生档案内容与档案封面所填写的材料名单及件数一致后贴上封条进行密封,按班级打包好后交到学生工作部。

第十四条 毕业生档案一律寄往相应的档案接收部门。

(一)已落实就业单位且就业单位具有保管人事档案资质权限的学生,其档案寄往就业单位;单位不接收档案与单位不具备人事档案管理权限或不按规定报到被用人单位退回学院的毕业生档案,一律转寄生源地具有档案管理权限的人才服务机构。

(二)未落实就业单位的学生档案转寄生源地具有保管人事档案资质权限的人才服务机构。

(三)通过“专升本”进入本科院校学习的,根据本科院校的要求,其档案寄往录取院校或自提档案到校报到。

(四)因转学离校的学生,其档案寄往转入的院校。

(五)因退学、开除学籍或死亡的学生,其档案寄往生源地具有保管人事档案资质权限的人才服务机构。

(六)因出国离校的学生,其档案寄往生源地具有保管人事档案资质权限的人才服务机构。其中办理出国手续时申请保留学籍的学生,其档案可暂存学院一年,保管期满按规定转寄。

(七)对延期毕业的学生档案,如未打印报到证,由各二级院系保管。已打印报到证的在学生,其档案寄往生源地具有保管人事档案资质权限的人才服务机构。取得毕业资格时,其毕业资料由毕业生自行交到档案保管单位。

(八)对休学的学生档案,由各二级院系整理后移交档案室存档,学生复学后再由各二级院系向档案室调取继续管理。

(九)对应征入伍学生档案的处理。

1.应届毕业生应征入伍的学生档案与当届毕业生档案一同办理,转寄生源地具有保管人事档案资质权限的人才服务机构。

2.在校生应征入伍的学生档案由各二级院系整理后移交档案室存档,学生复学后由各二级院系向档案室调取继续管理。

(十)不按规定时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生,其档案退回生源地招生管理部门。

(十一)学生档案转寄地址由各二级院系根据每年9月上报的生源信息在市教委就业工作系统中自动生成或二期就业数据平台学生自行填报,学生工作部负责转寄。因情况十分特殊需自提档案的,由学生本人提出申请,辅导员、各二级院系党总支书记、学生工作部审核同意后方可自提档案。

(十二)每年毕业生档案清理完毕后,由各二级院系将应届毕业生的入学登记表、成绩卡、毕业生登表等材料按院系、专业、班级整理后,一式两份,分别装入毕业生档案和移交档案室。

第十五条 学生工作部在转寄档案前,必须对各二级院系归档材料是否齐全、完整进行抽查。如材料不全,应敦促相关各二级院系及时补充,经严格审查清理无误后再转寄。

第十六条 学生工作部在转寄档案时,必须有专人负责办理档案转寄登记手续,督促承寄单位录入每份学生档案的《档案转寄单》或《机要交接单》。

第十七条 档案转寄后一周内,学生工作部负责通知各二级院系组织学生根据报到证上的档案接收单位或档案寄送单号开展查询工作。凡经查询发现档案去向不明的,学生本人务必于3个工作日内致电辅导员和学生工作部跟踪处理,以防档案丢失。学生要主动向档案接收单位查询档案,如发现档案未到,应及时告知学院处理;自档案寄出3个月之后再提出档案去向不明的,学院不予受理。

第六章 纪律要求

第十八条 任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈画、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第十九条 任何人查阅档案时,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记档案内容时,应经管理部门同意,并履行登记手续,摘记材料要妥善保管,不得随便乱放。

第二十条 未经批准,任何单位不得私自扣留应归档材料。任何单位或个人无权截留或扣发按规定转寄的学生档案。

第二十一条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料,如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响,视情节追究有关人员责任。

第二十二条 档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作,如利用职务之便不按规定操作,由其主管部门视情节追究责任,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。

第七章 附 则

第二十三条 本规定由学院授权学生工作部负责解释。

第二十四条 本规定从印发之日起执行。

 

附件:1.毕业生在校学生档案归档材料清单

2.重庆城市职业学院学生档案材料内容收集表

 

附件1:毕业生在校学生档案归档材料清单


材料内容

责任人

关联部门

完成时间与要求

备注

1、入学登记表

辅导员

学生工作部

入学登记表-入学时间:按录取年月填写,第一学期内完成学生档案建档、归档。

必需归档材料

2、入学体检表

辅导员

学生工作部

必需归档材料

3、录取通知书

辅导员

招生办

必需归档材料

4、毕业生登记表

辅导员

学生工作部

按实际毕业时间填写,毕业前1个月内完成。

必需归档材料

5、学生成绩卡

辅导员

教学工作部

毕业前1个月内完成办理手续后一个月内归档

必需归档材料

6、在校期间奖惩材料

专职组织员、辅导员

学生工作部

于证书或文件下发之日起一个月内归入学生个人档案

归档材料

7、入党入团材料

党总支书记、专职组织员、辅导员

组织人事处、学生工作部

于学院党委,团委批准之日起一个月内归入学生本人档案

归档材料

8、国家助学贷款证明

辅导员

学生工作部、财务与资产管理处

办理手续后两个月内归档

归档材料

9、学生在校期间学年鉴定材料

辅导员

学生工作部

每学年鉴定后一个月内归档

必须归档材料

10、就业通知书(就业派遣证)

辅导员

学生工作部

办理手续后一个月内归档

必须归档材料

11、学生高中档案

辅导员

招生办

各二级院系

第一学期内完成建档、归档

必需归档材料




























附件2:重庆城市职业学院学生档案材料内容收集表

   

 

  

 

性别

 

年级专业

 

身份证号

 

所在院系

 

生源地

 

档案材料内容

*1 进校前档案(高中档案)

*2、 入学登记表

*3、 录入通知书

*4、 入学体检表

*5 学年签定表(每年一份)

*6、 学生成绩卡

*7、 毕业生登记表

*8 就业通知书(就业派遣证)

9、 入党入团材料

10、 国家助学贷款证明

11、 在校期间奖惩材料

12、 毕业生体检表

13、 其他材料(1)

(2)

(3)

(4)

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